La notice de votre machine, sans partir d'une page blanche.
Vous déposez l’analyse fonctionnelle et l’analyse de risques de la machine. Optima Doc Creation rédige le premier jet de sa notice, en 14 sections structurées selon l’EN ISO 20607, et signale ce qui manque.
30 minutes en visio, gratuit, sans engagement.
Exemple fictif, pour illustrer l'application complète : ce que vos documents ne disent pas est signalé, vous le complétez, puis vous exportez la notice en Word.
Optima Doc Creation est une solution d’Optima Compliance. Il rédige le premier jet de la notice d’instructions d’une machine à partir des documents de cette machine. La relecture et la signature restent les vôtres.
Chaque machine livrée part avec sa notice. Qu’elle soit écrite en interne, par un prestataire ou avec un logiciel, elle repart des mêmes documents : l’analyse fonctionnelle et l’analyse de risques que votre bureau d’études a déjà rédigées. Ce qui change, c’est qui transforme ces documents en notice, et comment on voit ce qu’ils ne disent pas.
Vos ingénieurs connaissent la machine mieux que personne. La notice leur revient en fin de projet, et elle repart souvent de celle de la machine précédente.
Un rédacteur technique apporte sa méthode et un regard extérieur. Il travaille à partir des documents et des réponses que vous lui transmettez.
Il part de vos deux analyses et range leur contenu dans les 14 sections de l’EN ISO 20607. Ce qu’elles ne disent pas, il ne le comble pas : il le marque « Non trouvé ». Il ne remplace ni votre bureau d’études ni un rédacteur. Il leur donne un premier jet structuré, où les manques sont visibles avant la relecture.
La notice d’instructions relève du point 1.7.4 des exigences essentielles de santé et de sécurité. Ce point figure à l’annexe I de la directive 2006/42/CE jusqu’au 19 janvier 2027, puis à l’annexe III du règlement (UE) 2023/1230, applicable à partir du 20 janvier 2027. Le règlement vise les machines mises sur le marché de l’Union à partir de cette date, neuves ou d’occasion importées d’un pays tiers. Celui qui modifie une machine de façon substantielle en devient le fabricant (article 18).
Il ouvre une possibilité nouvelle : la notice numérique, sous conditions (article 10, paragraphe 7). Le fabricant indique sur la machine comment y accéder. La notice doit être imprimable, téléchargeable et rester en ligne pendant toute la durée de vie prévue de la machine, et au moins dix ans. L’utilisateur peut demander gratuitement la version papier au moment de l’achat. Pour une machine destinée à des utilisateurs non professionnels, ou qui peut raisonnablement l’être, les informations de sécurité essentielles restent fournies sur papier.
Pour aller plus loin :
Optima Doc Creation lit vos documents, en tire ce que la notice doit dire et le rédige dans la structure de l’EN ISO 20607. Il ne comble pas les manques : il les signale. Vous gardez la main à chaque étape.
1
L’analyse fonctionnelle et l’analyse de risques, plus le dossier de maintenance si vous l’avez.
2
Chaque fichier est rangé : analyse fonctionnelle, analyse de risques, maintenance. Le classement proposé se corrige si besoin.
3
La notice suit une structure en 14 sections, selon l’EN ISO 20607.
4
Une information absente de vos documents n’est pas devinée. Elle est marquée « Non trouvé », et vous la complétez dans l’éditeur.
5
Une section ne vous convient pas ? Vous la régénérez. Vous placez vos images et les annotez : flèches, cadres, texte.
6
Un fichier modifiable, que votre bureau d’études relit, corrige et signe.
Un premier jet de la notice, en 14 sections structurées selon l’EN ISO 20607, dans un fichier Word que vous modifiez librement. Ce que vos documents ne disent pas est signalé, section par section. Vous savez ce qu’il reste à écrire avant de relire.
Optima Doc Creation s’adresse à ceux qui ont la notice à produire et les analyses en main. Il demande une analyse fonctionnelle et une analyse de risques formalisées. Sans elles, il n’a rien à rédiger.
Au bureau d’études d’un fabricant, vous avez écrit l’analyse fonctionnelle et l’analyse de risques. La notice vous revient en fin de projet : vous partez de ce que vous avez déjà écrit.
Responsable de la documentation, vous partez d’un premier jet structuré, avec les manques signalés, plutôt que d’une page blanche ou de la notice de la machine précédente.
Quand plusieurs machines sont disposées et commandées pour fonctionner comme un tout, celui qui les assemble en devient le fabricant. La notice de l’ensemble lui revient.
Optima Doc Creation rédige un premier jet. Il ne décide de rien à votre place. La notice reste sous votre signature : c’est le fabricant qui en répond.
Nous le proposons aujourd’hui en version pilote, avec notre accompagnement : vous n’êtes pas seul face à l’outil.
Déposez les documents de votre machine, sans inscription. L’essai en rédige un premier jet en six parties : identification, description, sécurité, installation, utilisation, maintenance. L’application complète, elle, rédige les 14 sections.
Dans Optima Doc Creation, vos documents sont stockés en France. Ils ne sont jamais accessibles à un autre client. Ils ne servent pas à entraîner un modèle d’IA.
Pour l’essai, l’outil l’indique : « Aucun compte à créer. Vos documents servent uniquement à cette rédaction. »
Optima Doc Creation est sur devis. Nous commençons par un échange de 30 minutes, puis nous vous montrons le logiciel sur un document proche du vôtre. Le devis vient ensuite, avant toute décision.
L’échange et l’essai sont gratuits.
Ni l’un ni l’autre n’est obligatoire. Le texte demande que le fabricant fournisse la notice, quelle que soit la façon dont elle est rédigée. Un prestataire l’écrit à partir de ce que vous lui transmettez ; Optima Doc Creation en rédige le premier jet à partir de votre analyse fonctionnelle et de votre analyse de risques, et signale ce qu’elles ne disent pas. Dans les deux cas, c’est le fabricant qui en répond.
L’essai rédige, sans inscription, un premier jet en six parties à partir des documents de votre machine. Optima Doc Creation rédige la notice en 14 sections structurées selon l’EN ISO 20607. Vous y corrigez le classement de vos documents, complétez ce qui est signalé « Non trouvé », régénérez une section, placez et annotez vos images, puis récupérez un fichier Word modifiable.
Votre analyse fonctionnelle et votre analyse de risques, et un dossier de maintenance si vous l’avez. Formats courants (PDF, Word, Excel) : nous vérifions les vôtres lors de l’échange.
Non. C’est un premier jet. Votre bureau d’études le relit, le corrige et complète ce qui est signalé « Non trouvé ». C’est à cette relecture que la notice se juge, et c’est le fabricant qui en porte la responsabilité.
La notice accompagne la machine : elle s’adresse à ceux qui l’installent, l’utilisent et l’entretiennent. Le dossier technique reste chez le fabricant : il rassemble les éléments qui démontrent la conformité de la machine, notice comprise, et se présente aux autorités qui le demandent. Optima Doc Creation rédige la notice ; l’assemblage du dossier technique est le rôle d’Optima Doc Compilation, en développement.
En français. D’autres langues sont possibles : nous les vérifions avec vous lors de l’échange.
Optima Doc Creation fait partie de l’axe Documentation d’Optima Compliance. Deux autres agents y travaillent sur la notice et le dossier de la machine.
Version pilote, avec accompagnement
Votre notice existe déjà ? Optima Doc Auditor la lit et l’évalue sur 5 critères pondérés, puis remet un rapport PDF.
En développement
Il portera sur l’assemblage du dossier technique de la machine.
Pour aller plus loin :
30 minutes en visio, gratuit, sans engagement.
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Gratuit, sans engagement. Avec notre chargée de relations clients, en visio, sur la tâche, le dossier ou la machine que vous choisissez.
La réservation s’ouvre sur Google Agenda, dans un nouvel onglet.
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