La machine a changé. Sa notice, pas encore.
Vous déposez la notice d’origine et la description écrite de la modification. Optima Doc Update rend un avis indicatif sur son caractère substantiel, repère les chapitres touchés et réécrit seulement ceux-là. Vous voyez chaque révision, comme dans le suivi des modifications de Word.
30 minutes en visio, gratuit, sans engagement.
Optima Doc Update est un logiciel d’Optima AI. Il met à jour la notice d’instructions d’une machine après une modification : il ne réécrit que les chapitres concernés et garde la trace de chaque changement. Les décisions et la signature restent les vôtres.
Avant de la refaire, il faut savoir ce qu’elle ne dit plus. Un rétrofit est une modification : la machine fonctionne autrement, la notice d’origine décrit encore l’ancienne. Deux questions se posent alors, et elles ne se tranchent pas de la même façon.
Il prépare les deux questions sans les trancher : un avis indicatif sur le caractère substantiel, que vous validez, puis une matrice des chapitres à modifier et à conserver, que vous validez aussi. Ensuite seulement, il réécrit les chapitres retenus. Le reste de la notice ne bouge pas.
Celui qui modifie une machine de façon substantielle en devient le fabricant (article 18 du règlement (UE) 2023/1230). Le règlement s’applique à partir du 20 janvier 2027. Il vise les machines mises sur le marché de l’Union à partir de cette date, neuves ou d’occasion importées d’un pays tiers. Avant cette date, la modification d’une machine en service relève du régime actuel (directive 2006/42/CE, Code du travail) ; l’avis d’Optima Doc Update se réfère, lui, au règlement.
La notice d’instructions relève du point 1.7.4 des exigences essentielles de santé et de sécurité. Ce point figure à l’annexe I de la directive 2006/42/CE jusqu’au 19 janvier 2027, puis à l’annexe III du règlement (UE) 2023/1230.
Optima Doc Update rend son avis sur le caractère substantiel au regard du règlement (UE) 2023/1230. Cet avis est indicatif. Il vous aide à préparer votre décision ; il ne la tranche pas.
Pour aller plus loin :
Optima Doc Update lit la notice d’origine et la description de la modification, puis s’arrête deux fois pour que vous validiez. Il ne réécrit que ce que vous avez retenu. Chaque changement reste visible.
1
La notice d’origine en Word ou en PDF texte (une notice scannée n’est pas lue). La modification décrite par écrit, le plus précisément possible. L’analyse de risques mise à jour, quand la modification est importante.
2
Un avis, au regard du règlement (UE) 2023/1230. Il est indicatif : vous le validez ou vous le corrigez.
3
Chapitre par chapitre : à modifier ou à conserver. Vous validez la matrice avant toute réécriture.
4
Les chapitres à conserver restent tels qu’ils étaient dans la notice d’origine.
5
La notice révisée en Word, une version avec les révisions visibles comme dans le suivi des modifications de Word, et le journal des modifications. Votre équipe relit, corrige et signe.
Trois fichiers : la notice révisée en Word, que vous modifiez librement ; la même notice avec les révisions visibles, pour relire ce qui a changé et seulement cela ; le journal des modifications, qui garde la trace de chaque changement. En amont, l’avis sur le caractère substantiel et la matrice des chapitres, tels que vous les avez validés.
Optima Doc Update s’adresse à ceux qui modifient une machine et en ont la notice d’origine. Il demande la notice d’origine en Word ou en PDF texte (une notice scannée n’est pas lue), et une description écrite de la modification. Sans elles, il n’a rien à mettre à jour.
Au service maintenance ou travaux neufs, vous ajoutez un équipement, changez une fonction, remplacez une commande. La notice d’origine vient du fabricant ; c’est vous qui savez ce qui a changé.
Intégrateur, vous modernisez une machine chez votre client. Vous livrez la machine modifiée avec une notice qui la décrit, et la trace de ce que vous y avez changé.
Une nouvelle version, une option ajoutée : la notice existe, il faut la reprendre là où la machine a bougé, sans repartir de zéro.
Optima Doc Update prépare et réécrit. Il ne décide de rien à votre place. La notice révisée reste sous votre signature.
Nous le proposons aujourd’hui en version pilote, avec notre accompagnement : vous n’êtes pas seul face à l’outil.
Optima Doc Update n’a pas d’outil d’essai. Nous vous le montrons pendant un échange de 30 minutes, sur une notice proche de la vôtre : l’avis sur le caractère substantiel, la matrice des chapitres, la notice révisée et ses révisions visibles.
Vous nous décrivez votre modification ; nous regardons ensemble ce qu’elle toucherait dans la notice.
Dans Optima Doc Update, vos documents sont stockés en France. Ils ne sont jamais accessibles à un autre client. Ils ne servent pas à entraîner un modèle d’IA.
Optima Doc Update est sur devis. Nous commençons par un échange de 30 minutes sur votre modification, puis nous vous montrons le logiciel sur une notice proche de la vôtre. Le devis vient ensuite, avant toute décision.
L’échange est gratuit.
Pas Optima Doc Update. Il rend un avis indicatif au regard du règlement (UE) 2023/1230, que vous validez ou corrigez. La décision reste la vôtre, ou celle de votre responsable conformité. Elle compte : à partir du 20 janvier 2027, celui qui modifie une machine de façon substantielle en devient le fabricant (article 18 du règlement (UE) 2023/1230).
Optima Doc Update ne réécrit que les chapitres que la modification touche. Il les repère dans une matrice, à modifier ou à conserver, que vous validez avant toute réécriture. Les autres chapitres restent tels qu’ils étaient. C’est à votre relecture de confirmer que la notice révisée décrit bien la machine modifiée.
La notice d’origine en Word ou en PDF texte (une notice scannée n’est pas lue), et une description écrite de la modification, aussi précise que possible. Quand la modification est importante, l’analyse de risques mise à jour. Nous vérifions vos fichiers lors de l’échange.
Optima Doc Update livre une version de la notice avec les révisions visibles, comme dans le suivi des modifications de Word, et un journal des modifications. Vous relisez ce qui a changé, et seulement cela.
Optima Doc Update part d’une notice qui existe et la met à jour après une modification. Optima Doc Creation rédige le premier jet d’une notice à partir de l’analyse fonctionnelle et de l’analyse de risques de la machine. Si la notice d’origine manque, c’est Doc Creation.
Non. Votre équipe la relit, la corrige si besoin et la signe. C’est à cette relecture que la notice se juge, et c’est le fabricant qui en répond.
En français. Pour une autre langue, parlons-en lors de l’échange.
Optima Doc Update fait partie de l’axe Vie de la machine d’Optima Compliance. Un autre agent y est en préparation.
Il portera sur la vérification de la conformité d’une machine.
Pour aller plus loin :
30 minutes en visio, gratuit, sans engagement.
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Gratuit, sans engagement. Avec notre chargée de relations clients, en visio, sur la tâche, le dossier ou la machine que vous choisissez.
La réservation s’ouvre sur Google Agenda, dans un nouvel onglet.
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