Une notice. Cinq critères.
Par où commencer.
Vous déposez une notice existante, en PDF ou en Word, même scannée. Optima Doc Auditor l’évalue sur 5 critères pondérés : risques, équipements de protection, consignes, signalisation, structure. Il vous remet un rapport PDF, avec un score par critère et un score global.
30 minutes en visio, gratuit, sans engagement.
Exemple fictif, sur une notice inventée : le rapport de l'outil d'essai gratuit. L'application complète évalue la notice sur 5 critères pondérés et remet un rapport PDF.
Optima Doc Auditor est un logiciel d’Optima AI. Il évalue une notice d’instructions machine existante sur 5 critères pondérés et remet un rapport PDF. Son score est un indicateur de pré-contrôle interne : il vous dit où porter la relecture, il ne la remplace pas.
Une notice se relit souvent en fin de projet, par ceux qui l’ont écrite, avec la machine en tête. On y vérifie que les valeurs sont justes. On voit mal ce qui n’est pas écrit, parce qu’on le complète sans s’en rendre compte.
Votre équipe connaît la machine mieux que personne. C’est aussi ce qui l’empêche de lire la notice comme la lira celui qui ne la connaît pas.
Un relecteur extérieur apporte sa méthode et un regard neuf. Il relit à partir de ce que vous lui transmettez, à chaque nouvelle version.
Il ne connaît de la machine que ce que la notice en dit. Il range ce qu’elle contient sous 5 critères et donne un score pour chacun. Il ne remplace ni votre relecture ni celle d’un expert : il vous donne un premier repère pour choisir par où la commencer.
La notice d’instructions relève du point 1.7.4 des exigences essentielles de santé et de sécurité. Ce point figure à l’annexe I de la directive 2006/42/CE jusqu’au 19 janvier 2027, puis à l’annexe III du règlement (UE) 2023/1230, applicable à partir du 20 janvier 2027. Le règlement y distingue les principes généraux de rédaction (point 1.7.4.1) et le contenu minimal de la notice (point 1.7.4.2).
L’EN ISO 20607 précise comment préparer les parties de la notice relatives à la sécurité. Elle n’est pas obligatoire en soi. Sa référence a été publiée par la Commission au titre de la directive (décision d’exécution (UE) 2020/480) : sous la directive, la suivre donne une présomption de conformité pour ces parties de la notice. Au titre du règlement, la présomption dépendra des références que la Commission publiera pour lui.
Les 5 critères d’Optima Doc Auditor sont notre grille de pré-contrôle. Ils ne reprennent pas un texte point par point, et le score ne dit pas si la notice répond à ces exigences : c’est la relecture qui en juge, et le fabricant qui en répond.
Pour aller plus loin :
Optima Doc Auditor lit la notice, classe ses extraits selon 5 critères pondérés, note chaque critère et calcule un score global. Il remet le tout dans un rapport PDF. Vous décidez de ce que vous en faites.
1
Un seul document par audit, en PDF ou en Word. Une notice scannée est lue elle aussi.
2
Risques, équipements de protection, consignes, signalisation, structure.
3
Chaque critère reçoit son score. Les critères sont pondérés : ils ne pèsent pas tous autant dans le score global.
4
À lire comme un indicateur de pré-contrôle interne, pas comme un jugement sur la notice.
5
Si une partie du document n’a pas pu être analysée, le rapport le signale.
6
Votre équipe relit, corrige et décide. La notice reste sous la signature du fabricant.
Un rapport PDF par notice : un score pour chacun des 5 critères et un score global. Les scores par critère donnent un premier repère pour organiser la relecture ; un expert les recoupe. Si l’analyse est incomplète, le rapport le dit.
Optima Doc Auditor s’adresse à ceux qui ont une notice en main et doivent décider où porter la relecture : avant de la diffuser, ou avant de mettre la machine en service.
Fabricant, vous voulez savoir où reprendre une notice avant de la livrer avec la machine, ou avant de la faire traduire. Une notice par audit, un rapport par notice.
Responsable de la documentation ou QHSE, vous faites un pré-contrôle interne avant la relecture d’un expert. Le rapport vous donne un premier repère pour organiser cette relecture.
Utilisateur, vous évaluez la notice fournie par le fabricant avant la mise en service. Le rapport vous aide à préparer les questions à lui poser. La notice reste sous sa responsabilité.
Optima Doc Auditor évalue une notice. Il ne décide de rien à votre place. C’est le fabricant qui répond de la notice.
Nous le proposons aujourd’hui en version pilote, avec notre accompagnement : vous n’êtes pas seul face à l’outil.
Déposez une notice, sans inscription. L’outil d’essai la passe sur 42 critères tirés de l’EN ISO 20607:2019, donne un score et affiche les 5 écarts prioritaires. L’application complète, elle, évalue la notice sur 5 critères pondérés et remet un rapport PDF.
L’outil d’essai conserve la notice déposée : n’y mettez pas de document confidentiel.
Dans Optima Doc Auditor, vos documents sont stockés en France. Ils ne sont jamais accessibles à un autre client. Ils ne servent pas à entraîner un modèle d’IA.
L’outil d’essai fonctionne autrement : il conserve la notice déposée. Pour une notice confidentielle, parlons-en lors de l’échange.
Optima Doc Auditor est sur devis. Nous commençons par un échange de 30 minutes, puis nous vous montrons le logiciel sur un document proche du vôtre. Le devis vient ensuite, avant toute décision.
L’échange et l’essai sont gratuits.
En la relisant contre ce que les textes exigent (point 1.7.4) et, pour les parties relatives à la sécurité, contre l’EN ISO 20607, en notant ce qui y répond et ce qui manque. Le plus difficile est de voir ce qui n’est pas écrit. Optima Doc Auditor donne un point de départ : un score pour chacun de ses 5 critères, qui indique où porter la relecture en premier.
C’est un indicateur de pré-contrôle interne. Il vous dit où regarder, il ne juge pas la notice à votre place. Il ne la certifie pas et ne remplace ni la relecture d’un expert ni l’avis d’un organisme. C’est le fabricant qui répond de sa notice.
Ce sont deux grilles différentes. L’outil d’essai, gratuit et sans inscription, passe la notice sur 42 critères tirés de l’EN ISO 20607:2019 et affiche un score et les 5 écarts prioritaires. Optima Doc Auditor évalue la notice sur 5 critères pondérés (risques, équipements de protection, consignes, signalisation, structure) et remet un rapport PDF avec un score par critère et un score global.
Une notice d’instructions par audit, en PDF ou en Word (.docx), y compris scannée. Pour plusieurs notices, chacune a son audit et son rapport.
Oui. Avant la mise en service, le rapport vous aide à repérer où la notice reçue est la plus faible, et donc quelles questions poser au fabricant. La notice reste sous sa responsabilité : c’est à lui de la reprendre.
Non. Il l’évalue et vous dit où la reprendre ; la correction revient à votre équipe. Pour rédiger le premier jet d’une notice à partir de l’analyse fonctionnelle et de l’analyse de risques, c’est le rôle d’Optima Doc Creation.
En français. D’autres langues sont possibles : nous les vérifions avec vous lors de l’échange.
Optima Doc Auditor fait partie de l’axe Documentation d’Optima Compliance. Deux autres agents y travaillent sur la notice et le dossier de la machine.
Version pilote, avec accompagnement
Pas encore de notice ? Optima Doc Creation en rédige le premier jet à partir de l’analyse fonctionnelle et de l’analyse de risques de la machine, et signale ce qui manque.
En développement
Il portera sur l’assemblage du dossier technique de la machine.
Pour aller plus loin :
30 minutes en visio, gratuit, sans engagement.
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Gratuit, sans engagement. Avec notre chargée de relations clients, en visio, sur la tâche, le dossier ou la machine que vous choisissez.
La réservation s’ouvre sur Google Agenda, dans un nouvel onglet.
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