Le règlement (UE) 2023/1230 fixe des conditions explicites pour la notice d’instructions numérique : l’accès à la notice est indiqué sur la machine, la notice peut être imprimée, téléchargée et sauvegardée, elle reste en ligne au moins dix ans après la mise sur le marché et pendant toute la durée de vie prévue de la machine, et l’utilisateur qui la demande au moment de l’achat la reçoit gratuitement sur papier dans un délai d’un mois. Pour les machines destinées à des utilisateurs non professionnels, les informations de sécurité essentielles sont fournies sur papier. Les exigences du règlement sur la notice (article 10, annexe III) s’appliquent à partir du 20 janvier 2027 ; certaines dispositions, dont l’article 52, s’appliquent déjà (article 54). Pour chaque machine (chaque exemplaire) mise sur le marché avant le 20 janvier 2027, c’est la directive 2006/42/CE qui s’applique.
En bref
- La date : les exigences du règlement sur la notice (article 10, annexe III) s’appliquent à partir du 20 janvier 2027, date à laquelle la directive 2006/42/CE est abrogée (article 51 §2) ; certaines dispositions, dont l’article 52, s’appliquent déjà (article 54). C’est la date de mise sur le marché de chaque exemplaire qui compte.
- Le format : la notice numérique est une possibilité, pas une obligation. Le règlement la soumet à quatre conditions, et impose le papier sur demande à l’achat et, pour les utilisateurs non professionnels, pour les informations de sécurité essentielles (article 10 §7).
- La déclaration de conformité : sous le règlement, la déclaration UE accompagne la machine, ou la notice donne l’adresse internet ou le code lisible par machine qui y mène (article 10 §8 ; annexe III, 1.7.4.2 c)).
À partir de quand : le 20 janvier 2027
Les exigences du règlement (UE) 2023/1230 sur la notice (article 10, annexe III) s’appliquent à partir du 20 janvier 2027 ; certaines dispositions, dont l’article 52, s’appliquent déjà (article 54). La directive 2006/42/CE est abrogée avec effet au 20 janvier 2027 (article 51 §2).
L’article 52 §1 règle le passage : les États membres n’empêchent pas la mise à disposition sur le marché des produits qui ont été mis sur le marché conformément à la directive avant le 20 janvier 2027. Chaque machine (chaque exemplaire) mise sur le marché avant cette date sous la directive, avec sa notice rédigée selon la directive, peut donc encore être mise à disposition ensuite.
C’est l’exemplaire qui compte, pas le modèle. Un modèle lancé en 2026 dont des exemplaires sont mis sur le marché après le 20 janvier 2027 relève du règlement pour ces exemplaires.
Une précision, parce que l’erreur circule encore : le texte initial publié au Journal officiel portait « 14 janvier 2027 ». Un rectificatif du 4 juillet 2023 (JO L 169/35) l’a remplacé par « 20 janvier 2027 ». C’est le rectificatif qui fait foi.
La notice numérique : une possibilité, à quatre conditions
L’article 10 §7 demande aux fabricants de veiller à ce que la machine soit accompagnée de sa notice d’instructions et des informations de l’annexe III. Ces documents peuvent être fournis en format numérique, et ils décrivent clairement le modèle de machine auquel ils correspondent. Le règlement fixe des conditions explicites pour la notice numérique.
- L’accès est indiqué. Le fabricant indique sur la machine comment accéder à la notice. Si ce n’est pas possible, il l’indique sur l’emballage ou sur un document d’accompagnement.
- La notice s’imprime, se télécharge et se sauvegarde. Elle est présentée dans un format qui permet à l’utilisateur d’y accéder à tout moment, notamment lors d’une panne. La condition vaut aussi quand la notice est intégrée au logiciel de la machine.
- Elle reste en ligne. Le fabricant la rend accessible en ligne au moins dix ans après la mise sur le marché de chaque exemplaire, et toute sa durée de vie prévue.
- Le papier sur demande. À la demande de l’utilisateur au moment de l’achat, le fabricant fournit gratuitement la notice sur papier, dans un délai d’un mois.
Le texte cite la panne : c’est le moment où la notice sert, et celui où l’écran de la machine peut ne plus rien afficher.
Le papier : quand il reste dû
Le règlement impose le papier dans deux cas.
Sur demande, au moment de l’achat. C’est la quatrième condition ci-dessus : gratuit, sous un mois.
Pour les utilisateurs non professionnels. Pour les machines qui leur sont destinées, ou qui sont susceptibles d’être utilisées par eux dans des conditions raisonnablement prévisibles, le fabricant fournit sur papier les informations de sécurité essentielles à la mise en service et à l’utilisation en sécurité de la machine.
Le critère ne s’arrête pas à la clientèle visée : le texte vise aussi les machines « susceptibles d’être utilisées par eux ».
La langue : « aisément comprise par les utilisateurs »
Sous la directive 2006/42/CE (annexe I, point 1.7.4) : « Chaque machine doit être accompagnée d’une notice d’instructions dans la (les) langue(s) officielle(s) de la Communauté de l’État membre dans lequel la machine est mise sur le marché et/ou mise en service. » La directive distingue la « Notice originale » et la « Traduction de la notice originale ».
Sous le règlement (UE) 2023/1230 (article 10 §7), la notice, les informations de sécurité et celles de l’annexe III sont rédigées dans une langue aisément comprise par les utilisateurs, déterminée par l’État membre concerné. Elles sont claires, compréhensibles et lisibles. L’expression « notice originale » n’apparaît pas dans le texte français du règlement.
Avant de fixer les langues d’une notice, vérifiez ce que l’État membre de destination a déterminé.
La déclaration UE de conformité : jointe, ou accessible par un lien
Sous la directive, la notice contient, au point 1.7.4.2 c) de l’annexe I, « la déclaration CE de conformité ou un document présentant le contenu de la déclaration CE de conformité, indiquant les caractéristiques de la machine, sans inclure nécessairement le numéro de série et la signature ».
Sous le règlement, la machine est accompagnée de la déclaration UE de conformité (annexe V, partie A), ou bien la notice et les informations de l’annexe III donnent l’adresse internet ou le code lisible par machine qui permet d’y accéder (article 10 §8 ; annexe III, point 1.7.4.2 c)). Une déclaration fournie sous forme numérique reste accessible en ligne pendant toute la durée de vie prévue de la machine, et au moins dix ans après sa mise sur le marché ou sa mise en service.
Le lien n’est donc pas un raccourci : comme pour la notice numérique, il engage le fabricant à garder la page en ligne.
Le contenu : presque la même liste
Le contenu de la notice reste fixé au point 1.7.4.2 (annexe I de la directive, annexe III du règlement), et le règlement reprend les rubriques a) à u) de la directive en en ajoutant trois.
Avant de choisir le format de vos notices, relisez l’article 10 du règlement, public et gratuit sur EUR-Lex. Cet article vous aide à vous en servir ; il ne le remplace pas.
Rédiger le contenu avec Optima Doc Creation
Papier ou numérique, la notice s’écrit d’abord. L’application complète Optima Doc Creation rédige la notice à partir du dossier de la machine, rattache chaque valeur au document dont elle est tirée, marque ce que vos documents ne disent pas, et exporte la notice en Word. Ce qu’elle produit se relit : votre bureau d’études le confronte à la machine, le corrige et le complète. La notice reste celle du fabricant.
Ce qu’Optima Doc Creation ne fait pas : mettre la notice en ligne ni l’héberger, générer la déclaration UE de conformité ou un QR code, juger la notice conforme.
L’essai en ligne part des documents de votre machine (notice fournisseur, analyse de risques, plans) et rédige sous vos yeux un premier jet de notice en six parties : identification, description, sécurité, installation, utilisation, maintenance.
Questions fréquentes
Une machine mise sur le marché en 2026 doit-elle suivre le règlement ?
Non : une machine (un exemplaire) mise sur le marché avant le 20 janvier 2027 relève de la directive 2006/42/CE, et peut continuer à être mise à disposition après cette date (article 52 §1). Les exigences du règlement (UE) 2023/1230 sur la notice (article 10, annexe III) s’appliquent à partir du 20 janvier 2027, date à laquelle la directive est abrogée (article 51 §2) ; certaines dispositions, dont l’article 52, s’appliquent déjà (article 54). Un modèle lancé en 2026 dont des exemplaires sont mis sur le marché après le 20 janvier 2027 relève du règlement pour ces exemplaires. Le texte initial portait « 14 janvier 2027 » : le rectificatif du 4 juillet 2023 l’a remplacé par « 20 janvier 2027 ».
Peut-on fournir la notice uniquement en PDF ?
Sous le règlement (UE) 2023/1230, la notice peut être fournie en format numérique, à des conditions (article 10 §7) : l’accès est indiqué sur la machine, ou à défaut sur l’emballage ou un document d’accompagnement ; la notice peut être imprimée, téléchargée et sauvegardée ; elle reste en ligne au moins dix ans après la mise sur le marché et pendant toute la durée de vie prévue de la machine ; elle est fournie gratuitement sur papier, sous un mois, si l’utilisateur le demande au moment de l’achat. Pour les machines destinées à des utilisateurs non professionnels, ou susceptibles d’être utilisées par eux, les informations de sécurité essentielles sont fournies sur papier.
Le QR code suffit-il pour la déclaration UE de conformité ?
Oui, pour la déclaration : le règlement (UE) 2023/1230 admet que la notice donne une adresse internet ou un code lisible par machine qui donne accès à la déclaration UE de conformité (article 10 §8 ; annexe III, point 1.7.4.2 c)), à condition que la déclaration reste en ligne pendant toute la durée de vie prévue de la machine et au moins dix ans après sa mise sur le marché ou sa mise en service. Pour la notice elle-même, le fabricant indique sur la machine comment accéder à la notice numérique (article 10 §7 a)) ; le texte ne nomme pas le QR code. Sous la directive 2006/42/CE, la notice contient « la déclaration CE de conformité ou un document présentant le contenu de la déclaration CE de conformité, indiquant les caractéristiques de la machine, sans inclure nécessairement le numéro de série et la signature » (annexe I, point 1.7.4.2 c)).
La notice papier disparaît-elle ?
Non. Le format numérique est une possibilité offerte par le règlement (UE) 2023/1230, pas une obligation. Et le règlement impose le papier dans deux cas (article 10 §7) : sur demande de l’utilisateur au moment de l’achat, gratuitement et sous un mois ; et, pour les machines destinées à des utilisateurs non professionnels ou susceptibles d’être utilisées par eux, pour les informations de sécurité essentielles à la mise en service et à l’utilisation en sécurité.
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