Politique de confidentialité
En vigueur au 21/10/2026
Responsable de traitement
Les traitements de données personnelles décrits ci-dessous sont mis en œuvre par Optima AI, SAS au capital de 75 000 €, immatriculée au RCS de Reims sous le numéro 989 620 018, dont le siège social est situé au 1 Chemin des Ruelles, 51500 Villers-Allerand, France. Contact : contact@optimaai.fr
Données collectées et finalités
Donnée collectée
Via
Finalité
Base légale
Nom, prénom, e-mail professionnel, entreprise, fonction, téléphone (facultatif), description de votre besoin, provenance (facultatif)
Formulaire de contact et fenêtre « Échange de 30 min »
Répondre à votre demande et assurer le suivi commercial
Mesures précontractuelles prises à votre demande ; intérêt légitime pour le suivi commercial
Nom, email, téléphone, société
Prise de rendez-vous (Google Agenda)
Organiser le rendez-vous demandé
Exécution de la relation précontractuelle
Nom, email, société
Inscription newsletter
Prospection commerciale (actualités, offres)
Consentement (ou intérêt légitime en B2B, avec droit d’opposition à chaque envoi)
Données de navigation
Google Analytics
Mesure d’audience du site
Consentement (cookies de mesure)
Contenu des échanges, email éventuel
Bot conversationnel
Répondre à vos questions en ligne (solution développée en interne, s’appuyant sur l’API Mistral AI)
Intérêt légitime
Documents que vous déposez (notice, analyses, document unique…) et résultat produit
Outils d’essai gratuits (rédaction et vérification de notice, fiche de sécurité au poste)
Produire le résultat que vous demandez
Mesures précontractuelles prises à votre demande
Données techniques de lecture (adresse IP, navigateur)
Vidéos YouTube intégrées, uniquement quand vous lancez une vidéo
Lire la vidéo
Consentement (lancement de la vidéo)
Description, capture d’écran, informations techniques du navigateur
Formulaire « Signaler une anomalie / suggérer une évolution »
Corriger et améliorer le site et nos outils
Intérêt légitime
Description de la tâche que vous saisissez
Assistant d’orientation de la page d’accueil (« Quelle tâche aimeriez-vous ne plus jamais faire ? »)
Vous orienter vers la solution qui correspond à votre tâche
Mesures précontractuelles prises à votre demande
Destinataires des données
Les données collectées peuvent être transmises aux destinataires suivants, dans la limite de ce qui est nécessaire à chaque finalité :
- – Les équipes internes d’Optima AI habilitées (commerciale, RDV, support) ;
- – Sellsy (outil de gestion commerciale / CRM), pour le suivi des demandes et de la relation client/prospect ;
- – Brevo, pour l’envoi de la newsletter et des communications commerciales ;
- – Google (Google Analytics), pour la mesure d’audience du site ;
- – Mistral AI, dans le cadre de l’API cloud utilisée par notre bot conversationnel (solution développée en interne) ;
- – Google (Google Agenda), pour la prise de rendez-vous en ligne ;
- – Google (YouTube), pour la lecture des vidéos que vous lancez ;
- – notre hébergeur, pour l’hébergement du site et des outils d’essai, en France (OVHcloud)
- – un prestataire d’intelligence artificielle, qui analyse le texte saisi dans l’assistant d’orientation de la page d’accueil pour choisir la solution à vous présenter ;
Transferts de données hors Union européenne
Notre prestataire Google (Google Analytics, Google Agenda, YouTube) est susceptible de traiter des données en dehors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et/ou l’adhésion de Google au cadre EU-U.S. Data Privacy Framework. Mistral AI étant une société établie en France, l’hébergement des données via son API est a priori réalisé au sein de l’UE. Le texte que vous saisissez dans l’assistant d’orientation de la page d’accueil est traité par notre prestataire d’intelligence artificielle en dehors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Nous vous invitons à ne pas y saisir d’information confidentielle.Le texte que vous saisissez dans l’assistant d’orientation de la page d’accueil est traité par notre prestataire d’intelligence artificielle en dehors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Nous vous invitons à ne pas y saisir d’information confidentielle.
Durée de conservation
- – Données des prospects et clients (formulaire de contact, RDV, newsletter, CRM) : 3 ans à compter du dernier contact, sauf obligation légale de conservation plus longue.
- – Cookies de mesure d’audience : 13 mois maximum, conformément aux recommandations de la CNIL.
- – Texte saisi dans l’assistant d’orientation : il n’est pas conservé sur notre site. Il n’est recopié dans le formulaire « Échange de 30 min » que si vous cliquez sur ce bouton ; il suit alors la durée applicable aux prospects. Notre prestataire d’intelligence artificielle ne le conserve que pendant la durée limitée prévue par son contrat.– Texte saisi dans l’assistant d’orientation : il n’est pas conservé sur notre site. Il n’est recopié dans le formulaire « Échange de 30 min » que si vous cliquez sur ce bouton ; il suit alors la durée applicable aux prospects. Notre prestataire d’intelligence artificielle ne le conserve que pendant la durée limitée prévue par son contrat.
Sécurité des données
Les mesures mises en œuvre pour protéger vos données sont décrites dans notre politique de sécurité (chiffrement, hébergement en France, sensibilisation des équipes).
Vos droits
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles : droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité, et de retrait du consentement à tout moment.
Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant à l’adresse : contact@optimaai.fr. Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) — www.cnil.fr.
Gestion des cookies
Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences en matière de cookies via le bandeau de gestion des cookies affiché sur le site, ou via les paramètres de votre navigateur.
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